SWEDISH MATCH traz em sua normativa de atendimento às solicitações de titulares de dados pessoais observância aos seguintes pontos:

• Princípio de livre acesso, transparência e qualidade dos dados, bem como os direitos e garantias dos titulares de dados pessoais estabelecidos na Lei nº 13.709 de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD). Dentre eles há o dever do agente de tratamento disponibilizar meios facilitados para os titulares exercerem seus direitos.
• A inexistência de formato pré-estabelecido pela LGPD para atendimento aos direitos dos titulares de dados pessoais. Neste sentido, a SWEDISH MATCH disponibiliza um canal adequado ao volume de requisições previsto, bem como ao orçamento estabelecido, podendo optar por um sistema oferecido pelo mercado ou criação de um próprio, disponibilização de canais não-automatizados ou estabelecer um e-mail para essa finalidade, definido por um fluxo de trabalho.
• Os atendimentos às solicitações dos titulares serão analisados e retornados pelo Encarregado de Dados ou por integrante do Comitê de Proteção de Dados.

Em cumprimento aos preceitos previstos na LGPD inscritos no Capítulo III – Dos Direitos do Titular e na Política de Governança em Privacidade da SWEDISH MATCH, fica estabelecida esta Normativa de Atendimento às Solicitações dos Titulares de Dados Pessoais.

1. Recebimento da Requisição do Titular

O titular poderá contatar a SWEDISH MATCH para solicitar o atendimento a um direito por meio de:

• Através do endereço de e-mail privacidade@swedishmatch.com.br.

Caso os titulares de dados encaminhem solicitações por via inadequada, o Encarregado de Dados, ou um integrante do Comitê de Proteção de Dados, deverá orientá-los à formalização do pedido empregando os meios regulares previamente estabelecidos.

2. Registro de Requisição

As solicitações dos titulares realizadas pelos canais adequados, de acordo com o estabelecido no item 1, devem ser registradas pelo Encarregado de Proteção de Dados, ou um integrante do Comitê de Proteção de Dados, em um sistema de gestão previamente definido. Deve ser mantido em ambiente seguro e protegido por criptografia, backup, e registro de novas versões, quando o caso. Esse sistema deve gerar um número de protocolo, que será informado ao titular no momento da primeira resposta, para fins de acompanhamento de sua solicitação.

• Comunicação do Recebimento da Requisição

Registrada a Requisição, o Encarregado de Dados ou integrante do Comitê de Proteção de Dados deve comunicar ao titular o recebimento da solicitação, informando que será analisada e que pode ser acompanhada mediante uso do número de protocolo fornecido.

3. Confirmação da Identidade do Titular

O procedimento preliminar ao atendimento da solicitação do usuário é o de confirmação da identidade do titular, pelo qual Encarregado de Proteção de Dados ou integrante do Comitê de Proteção de Dados deve tomar as medidas necessárias para confirmar a identidade de quem está requisitando um direito. Essa análise pode ocorrer por um dos métodos a seguir:

• Envio de selfie portando documento de identificação com foto.
• Ligação feita para a pessoa para conferência dos dados.
• Conferência no sistema do E-cond, a fim de identificar a pessoa pelo nome e e-mail, fazendo a conferência tanto nos condomínios ativos quanto inativos.

Ocorrida a confirmação de identidade do titular, a SWEDISH MATCH deve informá-lo sobre o andamento da solicitação. Em caso de não ser reconhecida a identidade, por impossibilidade de confirmação, a SWEDISH MATCH finalizará o atendimento inserindo uma justificativa, como retorno da solicitação, nos termos do item 4.2.

 4. Avaliação do Mérito do Pedido

Estando confirmada a identidade do titular, cabe ao Encarregado de Proteção de Dados, ou integrante do Comitê de Proteção de Dados, avaliar a possibilidade jurídica do pedido e os impactos para atender a demanda.

• Utilização do Registro de Operações de Tratamento

Para facilitar a análise dos pedidos, o Encarregado de Proteção de Dados, ou membro do Comitê de Proteção de Dados, pode utilizar o Registro de Operações de Tratamento, analisando de forma cuidadosa a solicitação, a interpretação da LGPD para o atendimento ao pedido e a estratégia de negócio, bem como segredos comerciais, da SWEDISH MATCH.

• Rejeição da Requisição

Caso da análise se conclua que não há respaldo para a solicitação, deve ser informado ao titular os motivos da rejeição, nos prazos indicados em lei ou conforme orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais.

• Baixa na Requisição por Rejeição

Em caso de ocorrer a hipótese do 4.2, deve-se dar baixa na requisição no sistema mencionado no item 2, indicando data, horário, nome do responsável e detalhes das ações executadas e justificativa detalhada da negativa.

• Informação do Prazo para Atendimento da Requisição

Em caso de o pedido ter respaldo, deve-se informar ao titular o prazo em que a solicitação será atendida.

5. Compilação dos Dados Solicitados

Entendendo-se procedente o pedido do titular, inicia-se a compilação dos dados que compõe a solicitação, reunindo as informações necessárias e as incluindo em um documento digital, em formato seguro e não editável, ou físico, dependendo do formato solicitado pelo titular.

6. Cumprimento da Requisição

Terminada a compilação, homologada pelo Comitê de Proteção de Dados, quando e se for considerado necessário, realiza-se o cumprimento do pedido.

• Retorno ao Titular dos Dados

O documento digital ou físico com os dados compilados deve ser encaminhado ao titular que os requereu, utilizando-se a mesma via pelo qual o pedido foi iniciado.

• Baixa na Requisição por Cumprimento

Cumprida a solicitação, o procedimento final é o de dar baixa na requisição no sistema, conforme estabelecido no item 2, registrando data, horário, nome do responsável, detalhes das ações executadas e detalhamento da justificativa para o aceite do pedido.